ITK2010 workshopit

Tietoa workshopien / asiantuntijatapaamisten yhteyshenkilöille

ITK-workshopit / asiantuntijatapaamiset ovat pääasiassa yhteen teemaan keskittyviä joko puolen päivän tai koko päivän koulutustilaisuuksia. Workshopit ovat luonteeltaan toiminnallisia, eli osallistujat pääsevät jakamaan kokemuksiaan ja / tai tekemään itse asioita.

Workshopit /asiantuntijatapaamiset järjestetään keskiviikkona 21.4.2010. Pääosa workshopeista / asiantuntijatapaamisista järjestetään Kylpylähotelli Rantasipi Aulangolla (Aulangontie 93, 13210 Hämeenlinna), mutta joitakin workshopeja tullaan järjestämään myös Hämeen ammattikorkeakoulun tiloissa Visamäki-Kampuksella (Visakaarre 12, 13101 Hämeenlinna).
 

Yhteistyösopimus

• Hämeen kesäyliopiston ja workshopin / asiantuntijatapaamisen pääjärjestäjän kanssa tehdään kirjallinen sopimus, jossa sovitaan workshopin vastuista, tärkeistä päivämääristä, ilmoittautumiskäytännöistä sekä kustannuksista. Tutustu sopimusluonnokseen.
• Pääjärjestäjän on tullut päättää 10.12.2009 mennessä workshopin järjestämisestä ja täytynyt ilmoittaa päätöksestä kesäyliopistoon. Pääjärjestäjä vahvistaa samalla konferenssin ohjelmaesitteen painatusta varten workshopin tarkan otsikon ja workshopin mahdollisen osallistumismaksun / osallistuja. Jos pääjärjestäjä 10.12.2009 jälkeen peruu jo vahvistamansa workshopin, kesäyliopisto laskuttaa peruuntumisesta hallintokuluina 300 euroa.
• Yhteistyösopimus on lähetetty allekirjoitettavaksi workshopin pääjärjestäjätaholle tammikuun 2010 alussa.

Tilat

• Workshopeja / asiantuntijatapaamisia järjestetään koko päivän tilaisuuksina, klo 10-17 sekä puolen päivän tilaisuuksina, klo 10-13 tai klo 14-17. Workshopien pääjärjestäjät ovat itse määritelleet workshopin ajoituksen edellä mainittujen aikatauluvaihtoehtojen puitteissa.
• Workshopit / asiantuntijatapaamiset järjestetään Kylpylähotelli Rantasipi Aulangon kokoustiloissa (katso kartta) ja Hämeen ammattikorkeakoulun Visamäki-Kampuksella.
• Hämeen kesäyliopisto tekee workshopien / asiantuntijatapaamisten tarkan tilajaon workshopin ilmoittautumisten perusteella, joten tilajako voidaan tehdä vasta suhteellisen lähellä huhtikuisen ilmoittautumisajan päättymistä. Hämeen kesäyliopisto informoi lopullisesta tilajaosta workshopien yhteyshenkilöitä viimeistään maaliskuun 2010 loppuun mennessä. Tilajaossa pyritään huomioimaan mahdollisuuksien mukaan workshopien / asiantuntijatapaamisten pääjärjestäjien toiveet tilan sijainnista.
• Jokaisessa Kylpylähotelli Rantasipi Aulangon workshop-tilassa on kannettava tietokone kiinteällä internet-yhteydellä sekä datatykki. Tietokoneet on varustettu perusohjelmilla. Mikäli tietokoneisiin tarvitaan workshopia varten joitakin erityisiä ohjelma-asennuksia, otattehan yhteyttä Hämeen kesäyliopistoon.
• Hotelli Aulangon tiloissa on  mahdollisuus langattomaan verkkoyhteyteen. Kaikki workshopien järjestäjät, kouluttajat ja osallistujat saavat halutessaan langattomaan verkkoyhteyteen tarvittavan käyttäjätunnuksen Hämeen kesäyliopiston infopisteestä, hotellin 2. kerroksesta.
• Hämeen ammattikorkeakoulun workshop-tilat ovat tietokoneluokkia normaaleine perusvarustuksineen. Huom! Ohjelma-asennuksista tai muista toimenpiteistä Hamk perii 70 eur + alv / tunti. Tekniikkaan liittyvissä kysymyksissä ja ongelmissa tulee ottaa  yhteys Hamk:n Helpdeskiin p. 03 646 3000.

Workshopin sisältö ja ohjelma

• Pääjärjestäjä vastaa workshopin /asiantuntijatapaamisen sisällön suunnittelusta ja hoitaa workshopin pääasiallisen markkinoinnin. Hämeen kesäyliopisto markkinoi kuitenkin workshopeja / asiantuntijatapaamisia laajasti osana konferenssin ohjelmaa (ohjelmaesite, www-sivut).
• Workshopin pääjärjestäjän on tullut ilmoittaa workshopin /asiantuntijatapaamisen aikataulutettu ohjelma ja kouluttajatiedot Hämeen kesäyliopistolle 25.1.2010 mennessä.
• Jokaisen workshopin / asiantuntijatapaamisen aikataulutettu ohjelma linkitetään konferenssin www-sivuille http://www.itk.fi helmikuun 2010 aikana.

Workshopin ilmoittautuminen ja ilmoittautumistilanne

• Workshopeihin /asiantuntijatapaamisiin ilmoittaudutaan 16.2.-8.4.2010 välisenä aikana. Hämeen kesäyliopisto huolehtii kokonaisuudessaan workshopien / asiantuntijoiden ilmoittautumisista. Ilmoittautuminen tehdään verkkolomakkeella suoraan Hämeen kesäyliopistoon http://www.itk.fi -sivuston kautta. Hämeen kesäyliopisto informoi workshopin / asiantuntijatapaamisen yhteyshenkilöä sähköpostitse ilmoittautumistilanteesta tasaisin väliajoin aina ilmoittautumisajan päättymiseen saakka.
  
  
• Myös workshopien / asiantuntijatapaamisten pääjärjestäjät ja mahdolliset muut kouluttajat ilmoittautuvat ennakkoon samalla workshopin verkkolomakkeella, kuin osallistujat. Lomakkeella rastitetaan kohta ”pääjärjestäjä tai kouluttaja”, jolloin kyseisille henkilöille ei lähetetä maksullisten workshopien kohdalla laskua osallistumisesta. 

• Ilmoittautumisajan päätyttyä 8.4.2010, Hämeen kesäyliopisto ilmoittaa workshopin / asiantuntijatapaamisen yhteyshenkilölle workshopiin ilmoittautuneiden lopullisen osallistujamäärän. Tämän jälkeen workshopin pääjärjestäjän tulee päättää workshopin / asiantuntijatapaamisen toteutumisesta tai perumisesta viipymättä. Päätöksestä tulee ilmoittaa Hämeen kesäyliopistoon viimeistään ma 12.4.2010. Päätöksen jälkeen Hämeen kesäyliopisto aloittaa workshopiin / asiantuntijatapaamiseen ilmoittautuneille kutsujen tai mahdollisten peruuntumisilmoitusten lähettämisen. Myös jälki-ilmoittautumisia voidaan pääjärjestäjän luvalla ottaa vastaan, mutta jälki-ilmoittautumisiin vetoaminen ei oikeuta workshopin järjestämispäätöksen lykkäämiseen.
• Hämeen kesäyliopisto ei ole asettanut workshopien osallistujamäärälle minimirajaa, mutta workshopin / asiantuntijatapaamisen pääjärjestäjän tulee huomioida yhteistyösopimukseen kirjatut  workshopin järjestämisestä sekä mahdollisesta peruuntumisesta aiheutuvat kulut.

Kutsut osallistujille ja kouluttajille

• Hämeen kesäyliopisto lähettää sähköpostitse kutsut kaikille workshopiin / asiantuntijatapaamiseen ilmoittautuneille. Kutsut käytännön ohjeineen lähetetään ilmoittautumisajan päätyttyä, viimeistään viikon 15 alkupuolella.
• Workshopin / asiantuntijatapaamisen pääjärjestäjän tulee itse huolehtia kouluttajien kutsumisesta, ohjeistamisesta ja kuluista.

Nimilaput, materiaalit

• Jokaisen järjestäjän, kouluttajan ja osallistujan tulee ilmoittautua workshop-paikalla Hämeen kesäyliopiston infossa. Infopisteestä saa workshopiin oikeuttavan nimikortin ja konferenssimateriaalin. Mikäli workshopin lisäksi on ilmoittautunut varsinaiseen konferenssiin, keskiviikkona ilmoittautuessa saa jo myös konferenssiin oikeuttavan nimikortin, eikä ilmoittautumista tarvitse tehdä enää uudelleen torstaiaamuna.
  
  
• Huom! Pelkkä workshopiin osallistuminen ei oikeuta konferenssiosallistumiseen. Mikäli haluaa osallistua ohjelmaan myös torstaina ja perjantaina, konferenssi-ilmoittautumisen voi tehdä paikan päällä Hämeen kesäyliopiston infossa.

• Konferenssimateriaaliin ei liity workshopin ohjelmakuvausta, vaan osallistujia informoidaan workshop-ohjelmatietojen löytyvän verkosta osoitteessa: http://www.itk.fi. Konferenssipaikalla ei ole kopiointimahdollisuutta, joten kaikki pääjärjestäjän workshopissa jaettavaksi suunnittelema materiaali tulee valmistaa etukäteen workshopin pääjärjestäjän toimesta.

Osallistujalista

• Jokaiseen workshop-tilaan jaetaan etukäteen osallistujalista workshopiin ilmoittautuneista. Osallistujalista tulee kierrättää osallistujilla workshopin aikana ja pääjärjestäjän tulee huolehtia siitä, että jokainen osallistuja tulee merkityksi listaan. Osallistujalistaan merkitään jatkoksi myös ne osallistujat, jotka ilmoittautuvat workshopiin vasta paikan päällä. Läsnäololista tulee EHDOTTOMASTI PALAUTTAA workshopin päätyttyä Hämeen kesäyliopiston infoon (hotellin 2. krs).
• Workshop-osallistujien, jotka eivät ole ilmoittautuneet ennakkoon workshopiin, tulee täyttää workshop-tilasta löytyvä rekisteröintilomake. Rekisteröintilomakkeen voi täyttää myös kesäyliopiston infopisteessä. Workshopiin oikeuttavan nimilapun saa vain ilmoittautumalla kesäyliopiston infossa. Huom! Ennakkoon workshopiin ilmoittautuneiden EI TARVITSE täyttää rekisteröintilomaketta.

Kahvit, ruokailu, majoitus

• Kesäyliopisto tarjoaa workshopiin osallistuville kahvit workshopin alkaessa. Kahvia/teetä on tarjolla hotellin 1. ja 2. kerroksissa klo 9.00 alkaen. Iltapäivällä alkavien workshopien kahvit laitetaan tarjolle suoraan workshop-tiloihin.
• Mikäli workshopin pääjärjestäjä haluaa tarjota workshopinsa osallistujille ja kouluttajille toiset kahvit (ja/tai lounaan) workshopin kuluessa, tilaukset tulee tehdä suoraan hotelli Aulangon myyntipalveluun, p. 03 658 801.
• Lounas- ja kahvilippuja voi ostaa ravintolasalin edessä olevasta myyntipisteestä. Liput kelpaavat sekä ravintola Aulangolla että kylpylän puolen Karlberg Cafe & Restaurantissa. Ravintola Aulangon lounas maksaa 16 €, Kylpylän puolella sijaitsevassa Karlberg Cafe & Restaurantissa on myös lounasmahdollisuus; esim. päivän keitto maksaa 8 €.
• Workshopin järjestäjät, kouluttajat ja osallistujat huolehtivat itse mahdollisesta majoituksestaan. Hotelli Aulangolta majoituksensa varanneet saavat huoneensa hotellin vastaanotosta.

Muuta…

• Maksullisten workshopien /asiantuntijatapaamisten kohdalla osallistumismaksujen tilitys tehdään pääjärjestäjälle alkukesästä 2010, eli käytännössä sen jälkeen, kun kaikki workshopin osallistujat ovat maksaneet kesäyliopistolle osallistumisensa.
• Workshop-tiloihin jaetaan valmiiksi palautelomakkeet. Toivomme, että järjestäjät rohkaisevat osallistujia palautteenantoon. Palautelomakkeet tulee palauttaa kesäyliopiston infopisteeseen. Kesäyliopisto koostaa palautteista yhteenvedon ja toimittaa sen workshopin yhteyshenkilölle alkukesän 2010 aikana.

• Keskiviikko iltana hotelli Aulangolla jaetaan vuoden 2010 eEemeli palkinto. Illan järjestelyistä vastaa Suomen eOppimiskeskus ry. Lisätietoja: http://www.eoppimiskeskus.fi/.

>> Takaisin sivulle: Info esiintyjille ja yhteyshenkilöille

.