Etätyöskentely ja –ohjaus sekä kokoukset verkossa
Hämeen ammattikorkeakoulu, eLearning Centre, Jorma Saarinen

Uudet teknologiat ja alustat tarjoavat online-vuorovaikutukseen uusia ratkaisumahdollisuuksia. Verkko-opetuksen myötä on kasvanut tarve myös työskentelyn, ohjauksen ja kokousten pitämiselle tietoverkossa. Tässä seminaarissa tarkastellaan vuorovaikutteisten etätyöskentelyteknologioiden avulla toteutettuja eräitä käytännön työskentely- ja ohjaustilanteita sekä niistä saatuja kokemuksia. Samalla tarkastellaan myös perinteisen kokouksen pitämistä verkossa, mitä se edellyttää teknologioilta ja laitteistoilta, ja millaisia käytänteitä niistä on muotoutunut.

Skype ja TeamSpeak verkkokokousten alustoina

Pelkkä puheyhteyden luominen Internet-verkossa esimerkiksi Skypen tai TeamSpeakin avulla on usein riittävä vuorovaikutuskanava kokouksille. Käytännön kokemusten perusteella sellainen korvakuuloke-mikrofoni –yhdistelmä, jossa kuuloke on vain toisella korvalla ja mikrofoni suun edessä, on parhaiten toimiva. Käyttäjältä jää näin ollen kädet vapaaksi ja toisella korvalla kuulee ympäristön tapahtumat.

Skype on tyypillisesti sovellus, jolla soitetaan toinen toistemme tietokoneisiin käyttäjätunnusten perusteella. Skypen avulla voi muodostaa myös enintään viiden osanottajan välisen konferenssipuhelun siten, että yksi osanottaja soittaa enintään neljälle muulle osanottajalle. Jos osanottajat ovat online-yhteydessä sillä hetkellä, he pääsevät mukaan konferenssiin. Puhelun aikana osanottajille voi lähettää lyhytviestejä ja tiedostoja. Nykyisellä Skypen versiolla (v. 2) on puheluun yhdistettävissä myös webbikameran videokuva. Näin olemme muodostaneet tietokoneista näköpuhelimen.

Skypen alustalla toimii myös laajemman konferenssin mahdollistava Festoon-sovellus, johon on myös liitettävissä videokuva. Festoon-laajennus mahdollistaa jopa 200 osallistujan konferenssin. Sekä Skype että Festoon ovat maksutta ladattavia asiakasohjelmistoja. Skype ja Festoon toimivat eräänlaisessa vertaisverkossa, jossa kuka tahansa osanottajista voi tietämättään ja tahtomattaan olla verkon solmuna ja välittää yhteyksiä edelleen.

Team Speak poikkeaa Skypestä perusratkaisultaan siinä, että sovellus on asennettu paikalliselle palvelimelle ja kaikki osanottajat kirjautuvat sovelluksen kokoushuoneisiin pitämään kokousta. Sekä palvelinsovellus että asiakassovellukset ovat maksutta asennettavia. Palvelinsovellus kuitenkin vain 100 samanaikaiskäyttäjän määrään asti koulutusorganisaation tarpeisiin.

Kokouksille ja koulutukselle voidaan perustaa TeamSpeakiin valmiita huoneita, joihin osanottajat kirjautuvat omalla nimellään sovittuna aikana. Aloituspaikaksi määritellään jokin ”eteistila”, josta siirrytään kaksoisnäpäytyksellä valittuun kokous- tai koulutustilaan. Sekä TeamSpeakin sisäänkirjautuminen että työhuoneet voidaan tarvittaessa suojata salasanalla. Puheenvuoroja on syytä käyttää yksi kerrallaan, koska päällekkäin puhuminen aiheuttaa häiriöitä. Eräänlaiseksi ”tangenttinäppäimeksi” on suositeltavaa määritellä jokin oman koneen toimintonäppäin, esim. oikeanpuoleinen Ctrl. Sitä painamalla mikrofoni aktivoituu ja muut kuulevat puheen. Vilkuttamalla mikrofonin merkkivaloa toimintonäppäimellä, voi pyytää puheenvuoroa muilta. TeamSpeakissa voi myös lähettää lyhytviestejä muille osanottajille. Käydyn keskustelun voi myös nauhoittaa tietokoneelle myöhempää käyttöä tai kertausta varten.

Käyttäjät ovat kokeneet TeamSpeak-kokoukset tehokkaiksi ja aikaa säästäviksi. Luuri korvalla keskittyy kokouksen asioihin intensiivisemmin ja kokoukset lyhenevät. Suurin tehokkuus syntyy kuitenkin siitä, että matkustus- tai siirtymäajat kokouspaikalle jäävät käytännössä kokonaan pois. Osallistujien kommenttien mukaan läsnäolon tuntu on kuitenkin saavutettu samanlaisena tai lähes samanlaisena kuin olisi oltu fyysisesti mukana kokouksessa.

Etätyöskentely-, ohjaus- ja kokousteknologioista on järjestetty usean esityksen seminaari, jossa allekirjoittanut toimii puheenjohtajana. Niissä kerrotaan lähemmin eräistä käytännön toteutuksista ja esimerkeistä.