Nuijalle töitä – kokouskäytäntöjen opiskelua ja harjoittelua verkossa
Opintotoiminnan Keskusliitto ry / OK-opintokeskus, Maija Väänänen

Linkki esitysmateriaaliin

Nuijalle töitä on OK-opintokeskuksen (http://www.okry.fi) vuosien 2005-2006 virtuaalikouluhanke. Hankkeessa on kehitetty kokouskäytäntöjen verkkokurssi, jossa opiskellaan yhdistystoiminnassa tarvittavia kokoustaitoja ja tutustutaan erilaisiin mahdollisuuksiin toteuttaa etäkokouksia.

Kurssin ideana on, että kurssin aikana harjoitellaan kokoustoimintaa käytännössä. Kurssia varten on kehitetty malli, joka ohjaa kunkin kurssilaisen vuorollaan toimimaan joko puheenjohtajan tai sihteerin tehtävissä kurssiympäristöön (Optima) luotujen kehyskertomuksen avulla. Koska osa kokouksista toteutetaan verkkokurssin etäjaksoilla, niin tavoitteena oli löytää kurssin käyttöön kevyitä ja helppokäyttöisiä etäkokousjärjestelmiä, joiden avulla kuka tahansa, ilman mitään suurempaa teknistä tietämystä, pystyisi järjestämään etäkokouksen. Tällaisten järjestelmien löytäminen osoittautui haasteelliseksi etenkin, kun pilottikurssin kohderyhmänä olivat Opintotoiminnan Keskusliitto ry:n vammais- ja kansanterveysjärjestöjen toimijat, joilla saattaa olla henkilökohtaisia rajoitteita järjestelmän käytölle.

Videoneuvottelujärjestelmät ovat usein liian raskaita ja kalliita pienille organisaatioille (yhdistykset) ja kotoa käsin tapahtuvalle, satunnaiselle etäkokousten tarpeelle. Kevyemmät, ilmaiset järjestelmät kuten Skype (http://www.skype.com) taas eivät ole suoranaisesti suunniteltu kokouskäyttöön, joten niistä puuttuu kokoustoiminnassa tarpeellisia ominaisuuksia (puheenvuoron pyytäminen, äänestystoiminnat) ja videopuhelun tuki useille käyttäjille.

Äänineuvottelujärjestelmät ovat videoneuvotteluun nähden usein kevyempiä ratkaisuja, mutta usein ne (esim. Sanakon Forum 100) vaativat kuitenkin joitakin asennuksia omalle koneelle tai reikien tekemistä palomuuriin. NetConnect Systemsin puhelinneuvottelupalvelussa (http://www.meet247.fi) ääni kulkee puhelinverkon kautta, joten palomuurin kanssa ei tule ongelmia pelkässä puhelinneuvottelussa. Puhelinneuvottelun rinnalle kokouksissa on kuitenkin yleensä tarpeen ottaa kokoustoimintaa tukeva sovellus, kuten Microsoftin Live Meetingin –neuvottelutyökalu, joka kuitenkin vaatii asennuksia omalle tietokoneelle.

Vaikka chat-työkalut ovat yleisiä verkkoviestintävälineitä, niin yhtään chat-pohjaista kokousjärjestelmää ei työryhmä onnistunut löytämään hankkeen käynnistyessä kesällä 2005. Selainpohjaisen chat-järjestelmän arvioitiin kuitenkin soveltuvan hyvin kevyeen kokoustoimintaan ja näin syntyi idea, jonka pohjalta kajaanilainen yritys kehitti Luova Neuvottelu –sovelluksen (http://www.luovaliike.fi/luovaneuvottelu.aspx). Tämä sovellus on täysin selainpohjainen eikä vaadi käyttäjältä mitään asennuksia omalle koneelle eikä myöskään aiheuta palomuuriongelmia. Sovellus helpottaa erityisesti sihteerin työtä, koska sovellus tallentaa koko kokouksen kulun ja keskustelut automaattisesti. Luova Neuvottelu soveltunee hyvin myös opetuskeskusteluihin, koska opettaja voi ohjata keskustelua jakamalla puheenvuoroja ja kyselemällä opiskelijoiden mielipiteitä äänestystoiminnolla.

Esityksessä kerrotaan kokemuksia etäkokousjärjestelmien käytöstä parhaillaan (helmikuu-kesäkuu 2006) menossa olevalta kokouskäytäntöjen pilottikurssilta, jolla on mukana mm. kuulovammaisia osallistujia.